應(yīng)收賬款催收成功的關(guān)鍵三環(huán)

作 者：胡俊 來 源：中國會計視野發(fā)表日期：2018-07-23

正確的發(fā)票開具、及時的付款提醒、快速的爭議解決、是應(yīng)收賬款管理工作成功的三項關(guān)鍵環(huán)節(jié)。 第一環(huán)、正確的發(fā)票開具：實務(wù)中銷售收款循環(huán)中的發(fā)票錯誤一直是影響現(xiàn)金回收工作的第一大因素。一、發(fā)票錯誤源頭是銷售訂單的交付有瑕疵。在開票工作的前端業(yè)務(wù)部門，客戶收到的貨物有價格或數(shù)量的問題，產(chǎn)生了爭議應(yīng)收款。但發(fā)現(xiàn)環(huán)節(jié)一般在貨款到期后的一周左右或之前，應(yīng)收賬款會計與客戶進行對賬工作時。需要銷售部門等業(yè)務(wù)部門參與進行解決。二、一樣有很多因為銷售折扣等銷售活動中產(chǎn)生的小額促銷費用引起的爭議。還有很多比如超市等大賣場有比較復(fù)雜的合同約定，發(fā)生了一些不通知直接扣費等，由于發(fā)票和單據(jù)滯后引起的發(fā)票開具問題。三、開具發(fā)票時的人為失誤。開具錯了數(shù)量或者單價等。當然還有一些客戶對開具發(fā)票有特別規(guī)定，比如需要客戶送貨單格式并加蓋客戶收貨章，開具內(nèi)容需要按送貨單內(nèi)容一致，按客戶的訂單號、料號、計量單位等開具。對于很多客戶來說計算賬期是從收到發(fā)票入賬之日起計算的，當然，合同中不一定這樣規(guī)定。正確的發(fā)票開具是快速回收貨款的關(guān)鍵，有爭議或錯誤的發(fā)票被退回加上重新開具的時間，都會影響現(xiàn)金的及時回收。所以，出貨后馬上開具發(fā)票不一定是最優(yōu)選擇，最好是可以與客戶進行核對之后，開具正確的發(fā)票。讓正確的發(fā)票和送貨簽收單、合同副本等送到客戶的應(yīng)付賬款部門進行記賬。 第二環(huán)、及時的付款提醒：正確開具發(fā)票后，月末應(yīng)付賬款會計，將系統(tǒng)中的客戶末付款明細到具體到期日、發(fā)貨日、發(fā)票號、訂單號、客戶料號、計量單位、數(shù)量、單價等詳細對賬單，最好還加上單位正確的收款賬號，對賬聯(lián)系人名字、聯(lián)系方式等通過電子郵件或者傳真等客戶接受的方式，發(fā)送給客戶財務(wù)人員。對于其中逾期應(yīng)收賬款部分和將要到期應(yīng)收賬款部分，分別向客戶要求給予支付貨款計劃日期。對于客戶反饋的對賬差異，部分應(yīng)該給予及時查實和反饋，特別是爭議的未決款項，需要分情況處理。第一是因為前期客戶支付的貨款，指定的發(fā)票核銷變更等前期差錯的更正等發(fā)票核銷問題，需要進行及時處理。第二是因為發(fā)票開具錯誤、合同折扣等引起的票據(jù)滯后等財務(wù)獨立處理的問題，按不同情況權(quán)限進行處理。第三是因為貨物質(zhì)量問題等其他部門需要參與解決的，第一時間聯(lián)系業(yè)務(wù)部門加入?yún)⑴c解決。 第三環(huán)，快速的爭議解決: 對于爭議的未決款項快速解決，是建立良好的客戶關(guān)系與收回充足可預(yù)期現(xiàn)金的平衡。企業(yè)客戶都是希望爭議的未決款項取得折扣等經(jīng)濟回報，但對于企業(yè)來說會付出折扣等經(jīng)濟代價，同時還對于按時收回貨款的現(xiàn)金流入有高估的可能性，特別是當企業(yè)有大額未決爭議款項逾期款項的產(chǎn)生時，一般客戶都會運用停止支付所有貨款，停止給予新訂單等手段來讓企業(yè)讓步。最好的方法，當然是事前減少和防止爭議款項。在上面正確的發(fā)票開具中和及時的付款提醒中已經(jīng)進行了詳細的說明。并且對于企業(yè)未預(yù)計到的現(xiàn)金短缺，現(xiàn)金的融資成本是最高的，還有可能面對現(xiàn)金流的斷裂風險。所以，快速的解決爭議未決款項是對企業(yè)最好處理方法。對于小額的折扣等引起的成本不高的未決款項可以讓步，讓客戶盡快支付貨款。對于需要業(yè)務(wù)部門出面解決的比如貨物質(zhì)量、交貨數(shù)量、價格差異等應(yīng)該快速與業(yè)務(wù)部門一起解決，可以由業(yè)務(wù)部門進行問題的查實和核對快速解決，同時與客戶財務(wù)部門溝通對沒有差異的部分貨款進行及時支付。